西華大學(xué):規(guī)范辦公流程、提高辦公效率

西華大學(xué)是經(jīng)國家教育部2003年4月16日批準(zhǔn)，由原四川工業(yè)學(xué)院和原成都師范高等�？茖W(xué)校合并組建，落在歷史文化名城成都市高新區(qū)，學(xué)校現(xiàn)有18個學(xué)院1個直屬系，57個本科專業(yè)涵蓋工、管、文、理、經(jīng)、法、史、教育等學(xué)科門類，1500余老師。

正因為有如此的師生員工形成的校園，無疑是對學(xué)校的管理體制和一大難題。加上學(xué)校在辦公方面沒有一個統(tǒng)一的平臺，使得學(xué)校在辦公中遇到很多的問題：溝通不暢，文件傳閱慢，效率不高，由于與原成都師范高等�？茖W(xué)校的合并，全得兩地辦公，公文文件傳閱速度慢，見領(lǐng)導(dǎo)難，找人難，；無法便捷快速發(fā)布公告；查找紙文件浪費時間，人員流動造成資料流失，到他部門查找資料麻煩……

因此，為了響應(yīng)上級有關(guān)文件關(guān)于加強高校信息化建設(shè)的精神和根據(jù)西華大學(xué)的現(xiàn)行辦公管理流程的需要和多校區(qū)的管理形式，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決定由校長辦公室負(fù)責(zé)辦公自動化的建設(shè)。進一步提高辦公效率，規(guī)范辦公流程，改善現(xiàn)行辦公，健全辦公制度，最終實現(xiàn)現(xiàn)代化辦公。

建設(shè)需求

技術(shù)要求

系統(tǒng)支持J2EE，解決遠(yuǎn)程辦公。

系統(tǒng)易用、安全、可靠要有保障。

系統(tǒng)運行快速、穩(wěn)定且提供服務(wù)升級。OA系統(tǒng)是全員長期使用，因此，為確保學(xué)校未來的低投入和學(xué)習(xí)成本，系統(tǒng)應(yīng)該具備無須定制平滑升級的能力。

一：完善的公文流轉(zhuǎn)

包括公文建立、編輯、審核、分發(fā)、存檔和借閱等基本流程，支持領(lǐng)導(dǎo)批示、手寫筆批注、痕跡保留、清稿、套紅、電子簽章、印章管理等操作。

二：靈活的流程管理

能建立串發(fā)、并發(fā)和混合流程，流程節(jié)點可進行權(quán)限設(shè)置，流程模板可自定義，支持委托授權(quán)，能用圖形的方式查看流程，并可監(jiān)控當(dāng)前流程的進展情況，能將流程方便的嵌入到公文、文檔、請求等辦公事宜中去。

三：表單管理

能進行圖形化的表單設(shè)計與編輯，可對表單中的字段進行統(tǒng)計分析，支持表單模板，表單與流程的協(xié)同。

四：文檔管理

支持word、excel等主流辦公軟件編寫的文檔，在word文檔上支持痕跡保留、電子簽章等功能，支持文檔的分類保存、文檔與流程的協(xié)同，文檔查詢途徑多樣（如按文檔編號、類別、標(biāo)題、關(guān)鍵詞、發(fā)文單位、日期等）、方式靈活（如單選、復(fù)選、組合、邏輯、模糊等）。

五：人員和機構(gòu)管理

學(xué)校各單位各部門以樹型結(jié)構(gòu)方式進行組織和管理，人員分別按部門、職務(wù)、崗位等途徑進行管理，人員與機構(gòu)的編輯、更改方便，支持角色管理、分級授權(quán)、分布式管理。

六：日程安排 / 計劃/會議

七：提供授權(quán)的公告 / 新聞 / 公共調(diào)查 / 專題討論 / 短信平臺等信息發(fā)布功能

應(yīng)用情況及亮點

（1）登錄界面

（2）協(xié)同工作

（3）公文管理

（4）文檔資料管理

（5）公共信息

應(yīng)用效果分析

通過辦公自動化的建設(shè)，不但轉(zhuǎn)變了大家的傳統(tǒng)辦公觀念，提高了教職員工的認(rèn)識，樹立了現(xiàn)代辦公理念，全院上下自覺學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代辦公手段，建立健全各項規(guī)章制度，進一步提高了工作質(zhì)量與效率，同時也使學(xué)校的管理體制更加規(guī)范化。

通過對OA協(xié)同辦公的運用，使得學(xué)校校園信息化建設(shè)上有了質(zhì)的飛躍，很大程度上減輕了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和老師的工作量，縮短辦公辦事時間，整體提升了學(xué)院教學(xué)效率和管理事務(wù)能力。目前，全院上下各部門已經(jīng)停止紙質(zhì)辦公，通過辦公自動化代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)辦公。公區(qū)辦公也能通過OA辦公自動化來處理公文、通知等的發(fā)送傳閱，通過會議管理進行會議的通知，同時OA辦公系統(tǒng)也為學(xué)校上下提供了文檔資料的共享平臺，便捷高效的文件傳輸流程，讓整個學(xué)校充分利用了校園網(wǎng)絡(luò)辦公，為整個學(xué)校的工作帶來了很大的便利。